複数プロジェクトの掛け持ち管理。表をまとめる前に列をそろえる
プロジェクトを2〜3件、同時に持っているときの困りごとは、タスクの数そのものではありません。プロジェクトごとに別の表やボードがあって、それぞれ読み方が違うことのほうです。
1件は「ステータス」で動かし、別の1件は「担当者」で並べ、3件めは期限だけが頼り。朝に全部開くと、見方を3回切り替えてから、ようやく今日やることを考え始めることになります。
よく勧められる解決策は「全部のタスクを1つのリストに集める」です。ただ、集めたあとに別の問題が出ます。1件が終わってもその行が残り、どのプロジェクトのタスクなのかを毎回確かめることになる。結局、元の表に戻ってしまいます。
この記事では、表を統合しない進め方を扱います。プロジェクトは分けたまま、そろえるのは列のほうです。
表を1つに統合すると、終わった案件の行が残り続ける
掛け持ちのタスクを1つの表にまとめると、プロジェクトの違いは「プロジェクト名」という1つの項目に変わります。表の単位ではなくなるので、プロジェクトが終わってもまとめて片づけられません。終わった案件の行を1件ずつ消すか、フィルタで隠し続けることになります。
プロジェクトを分けたままにしておくと、終わりの処理が1回で済みます。タスクマンでは、グループ（チーム）の下に複数のプロジェクトを作れて、終わったプロジェクトはアーカイブできます。アーカイブを解除すれば戻せるので、消すかどうかを後回しにしたまま、手もとの表から外せます。
分けたままで困るのは、冒頭に書いた「読み方が違う」ことだけです。そこだけを直せば、統合しなくても掛け持ちは回ります。
そろえるのは3つの列。期限・ステータス・優先度
プロジェクト間でそろえる列は、期限、ステータス、優先度の3つから始めます。
- 期限: 日付で入れる。「今週中」「月末」のような言葉を入れない
- ステータス: 選択肢の名前と数をプロジェクト間で同じにする
- 優先度: 段階の数を同じにする。3段階と5段階を混ぜない
この3つがそろうと、どのプロジェクトを開いても同じ読み方ができます。逆に、片方のステータスが「未着手・着手・レビュー・完了」で、もう片方が「TODO・DONE」だと、頭の中で対応表を作りながら読むことになります。増えるのはタスクの数より、この対応表の数のほうです。
タスクマンでは、プロジェクトを作るとステータス（TODO / DOING / DONE）と優先度（高 / 中 / 低）のフィールドが自動で用意されます。自動で作られたものをそのまま使えば、新しいプロジェクトを足しても列の形は同じです。選択肢には色を設定できるので、同じ段階に同じ色を当てておくと、開いた瞬間の読み方までそろいます。
プロジェクトごとに固有の管理項目は、ここに足していきます。タスクマンのカスタムフィールドはテキスト、数値、日付、真偽値、単一選択、複数選択に対応していて、プロジェクトごとに自由に追加できます。顧客名が必要な案件にだけ顧客名の列を足す、という形です。そろえるのは共通の3つだけです。残りがプロジェクトごとに違っていても、朝の読み替えは起きません。
いま動いているプロジェクトを全部そろえ直す必要はありません。次に作るプロジェクトは自動で用意される形のまま使い、動いている2件は、名前がいちばんずれているステータスだけを寄せます。
どの列を立てるかで迷う場合は、進捗の表そのものの作り方を先に決めておくと早くなります。列の候補と決め方は進捗管理表のテンプレートを探す前に。決めておく5つの項目にまとめてあります。
今日やることは、プロジェクトの進み具合ではなく日付で決める
列がそろうと、同じ読み方で続けて開けます。プロジェクトは順番に開きますが、開いたあとに最初に見るところを日付に固定する形です。
朝に見るのは、今日と明日の期限だけです。タスクマンのカレンダー表示は、期限と開始日をもとにタスクをカレンダー上に並べます。プロジェクトを開いてカレンダーに切り替えると、その月のどこに締め切りが乗っているかが一度に見えます。リスト表示でも、期限で昇順に並べれば近いものが上に来ます。3件を同じ順番、同じ見方で流すので、開くたびの読み替えが起きません。
ここで決めるのは、やる順番ではなく今日は触らないものです。掛け持ちで時間が足りないのは、やる順番を間違えているからというより、3件全部に毎日少しずつ手を付けているからです。今日は触らないと決めたプロジェクトは、ステータスを動かさないまま置いておきます。動いていないことが表に残るので、翌日に思い出せます。
掛け持ちの衝突は、期間が重なる週に出る
掛け持ちで本当に困るのは、同じ日に締め切りが2つ並ぶ日ではありません。作業期間が重なっている週です。締め切りが別の日でも、準備に3日かかるものが2件重なれば、その週は入りきりません。
これは期限の一覧では見えないので、期間で見ます。タスクマンのガントチャートは、タスクの期間を時系列で表示します。開始日と期限の両方を入れてあるタスクは帯になるので、プロジェクトを1つずつ開いて、帯が立っている週を書き出します。掛け持ちは2〜3件なので、順番に開いても数分で終わります。ガントはプロジェクトごとなので1枚には重なりませんが、同じ週に2つ以上のプロジェクトの帯が並んだら、そこが先に手を打つ週です。
重なりが見つかったときにできることは3つあります。開始日を前にずらす、担当者を変える、期限そのものを交渉する。どれを選ぶかは案件側の事情で決まりますが、重なる週を見つけるのは、重なる前にできるところが違いです。前の週に気づけば3つのうちどれも選べますが、当日に気づくと残るのは残業だけです。
遅れの兆しを早く見つける見方は進捗の遅れに気づくのが遅いチームへ。締め切り前に出る3つのサインでも扱っています。
1か所にするのは表ではなく、優先順位を置く場所
「複数プロジェクトを1か所で管理したい」と考えるとき、1か所にしたいのは表ではありません。ここまでで、表は分けたまま、列はそろい、日付と期間で見る形ができました。最後に残るのが、プロジェクトそのものの優先順位です。
タスクの優先度は、プロジェクトの中での順番しか表せません。プロジェクトAの「高」とプロジェクトBの「高」のどちらを先にやるかは、タスクの優先度には書かれていないからです。掛け持ちで迷うのは、ほとんどがこの層です。
ここを1か所に置きます。タスクマンでは、プロジェクトの並び順をドラッグ&ドロップで変えられます。先頭に置いたものが今いちばん優先するプロジェクトと決めておくと、順番そのものが判断の記録になります。見るたびに考え直す必要がなくなり、変えたいときは並べ替えるだけで済みます。
週に1回、3つだけ見直す
週に1回、この並び順を見直す時間を決めておきます。月曜の朝と金曜の夕方、どちらでも成り立ちます。見直すのは3つです。
- プロジェクトの並び順は、いまの状況と合っているか
- 同じ週に2つ以上のプロジェクトの帯が並んでいないか
- カンバン表示のDOINGの列を上から見て、ずっと同じ場所にあるタスクはないか
3つめのDOINGの列は、止まっているタスクを見つけるためです。動いていないタスクでよくあるのは2つで、担当者が決まっていないか、タスクが大きすぎるかです。タスクマンはサブタスクに対応しているので、大きすぎるタスクはその場で分けられます。
チームで掛け持ちしている場合は、担当者でフィルタをかけて、1人が何件抱えているかも一緒に見ておきます。タスクマンは担当者、完了状態、カスタムフィールドの値でフィルタでき、日付の項目は期間を指定して絞れます。偏りは、見れば分かるのに見る機会がないと気づけないままになります。
まとめ
複数プロジェクトの掛け持ちは、表を1つに統合しなくても、今日やることが決まる形にできます。やることは4つです。
- 統合しない。プロジェクトは分けたままにして、終わったらアーカイブする
- 列をそろえる。期限、ステータス、優先度の3つだけ。固有の項目は違っていてよい
- 日付と期間で見る。今日やることは期限から決める。掛け持ちの衝突は、各プロジェクトのガントで帯が乗る週を書き出して探す
- 優先順位を1か所に置く。プロジェクトの並び順を判断の記録にして、週に1回見直す
最初にやるとしたら、列をそろえるところからです。ステータスの選択肢の名前を2つのプロジェクトで同じにするだけでも、朝に開いたときの読み替えが1つ減ります。