タスク管理ツール、個人とチームの違い。広げると足りなくなる4つ
個人で使っていたタスク管理アプリを、そのままチームでも使えないか。数人の小さなチームなら、全員に同じアプリを入れてもらえば済みそうに見えます。実際、しばらくはそれで回ります。
うまくいかなくなるのは、たいてい機能が足りなくなったときではありません。同じ画面を見ているのに、話が噛み合わなくなったときです。「あれ、終わってると思ってた」「それ、私がやるんでしたっけ」というやりとりが増えてきたら、そこが分かれ目です。
足りなくなるものは4つあります。そのうえで、まだ替えなくてよい条件と、替えると決めたときに先に決めることまで見ていきます。
個人とチームでは、タスク管理の目的が変わります
個人のタスク管理は、自分が忘れないためにあります。書き方は自分さえ分かればよく、「例の件」「あれの続き」でも成立します。並び順も自分の頭の中の優先度に合っていれば十分です。
チームのタスク管理は、自分以外の人が見て分かるためにあります。ここが変わると、必要になるのは新しい機能というより、他人が読んで同じ意味に取れる形です。逆に言えば、個人向けのアプリで困る場面の多くは、機能が無いことではなく、書いた本人にしか分からない形のまま共有されていることから起きます。
そのうえで、他人に伝わる形にしようとすると、個人向けの使い方では受け止めきれないものが出てきます。それが次の4つです。
チームに広げると足りなくなる4つのこと
1. 誰のタスクなのかが、本人以外にも見えること
個人でリストを使っているとき、担当者の欄を使うことはまずありません。全部自分のタスクなので要らないからです。チームになると、まずここが要ります。
担当者が空欄のままだと、そのタスクは「みんなのタスク」ではなく「誰のものでもないタスク」になります。急ぎでないものほど残りやすく、締め切りの直前に「これ、誰かやってましたっけ」と持ち上がることになります。
タスク名の先頭に名前を書いて代用する方法もあります。ただ、担当が替わるたびに書き換えが要るうえ、名前を文字として検索できても、担当者という項目としては扱えません。担当ごとに絞り込むことも、誰の手もとに仕事が寄っているかを一覧で並べることもできません。
2. 「終わった」の言い方がそろっていること
個人向けのアプリの多くは、完了か未完了かの二択です。自分ひとりなら、迷いようがありません。
チームだと、この二択のあいだが問題になります。着手したが途中のもの、こちらの作業は終わったが相手の確認待ちのもの、確認まで終わったものが、どれも「未完了」に見えてしまうからです。進捗を聞かれるたびに、本人に確認しないと答えられません。
必要なのは細かい段階ではなく、チームの中で言葉がそろっていることです。まずは着手前・作業中・完了の3つから始めると、迷わずに運用できます。足りなければ「確認待ち」を1つ足します。ここを増やしすぎると、今度はどれを選ぶかで手が止まります。
3. 人によって見たい切り口が違うこと
同じタスクの一覧でも、見たいものは立場で変わります。作業する人は自分の担当だけを期限順に見たい。まとめる人は、誰にどれだけ寄っているかを見たい。先の予定を立てる人は、期間が重なっていないかを見たい。
個人向けのアプリは、たいてい1つの並べ方に最適化されています。チームで使うと、誰かにとって見やすい画面が、別の誰かにとっては使いにくい画面になります。見る人ごとに表を作り直して配っているなら、それは「同じデータを、画面の切り替えだけで見かたを変えたい」という合図です。
どの見かたを主に使うかは、答えたい問いによって変わります。付箋を状態ごとの列に並べるカンバンと、タスクの期間を横棒で並べるガントチャートの使い分けについては、カンバンとガントチャートの使い分けで詳しく整理しています。
4. 人が入れ替わっても、見せる範囲を保てること
チームは人が入れ替わります。ここで効いてくるのが、アカウントの持ち方です。個人向けのアプリをチームで使うと、手間や費用を抑えるために1つのアカウントを共有しがちですが、そうすると人が抜けたときに、その人のぶんだけアクセスを止めることができません。各自のアカウントで使っている場合でも、招待と権限の仕組みが無ければ、人が変わるたびに手作業でつなぎ直すことになります。
社外の人にも、状況だけは見てもらいたいという場面も出てきます。編集できる人と、見るだけの人を分けられないと、結局スクリーンショットや別表を作って渡すことになり、そちらが古くなっていきます。
人の出入りが年に数回でもあるなら、招待と権限の仕組みがあるかどうかは最初に確かめておく価値があります。
個人向けのツールのまま進められるのはどこまでか
ここまで4つ挙げましたが、すぐに乗り換えるべきという話ではありません。まず確かめたいのは、いま使っているアプリ自体にチーム向けの機能が用意されていないかです。有料プランで担当者や共有が使えるなら、ツールを移す手間をかけずに済みます。
そのうえで、次の条件がそろっているうちは、いまのままで進められます。
- 全員が同じ場所にいて、口頭で状況を確認できる
- タスクの数が、一覧をスクロールせずに見渡せる範囲に収まっている
- 担当がほぼ固定で、途中で入れ替わらない
- 進捗を外部に報告する必要がない
逆に、同じ情報を聞かれて答えるために、誰かが表を作り直しているなら、その作り直しは聞かれるたびに繰り返し発生します。エクセルで管理している場合の分かれ目については、エクセルのタスク管理の限界で3つの基準に分けて整理しています。
移すときに最初に決める3つ
ツールを替えると決めたら、機能を比べる前に、チームの中で次の3つを決めておきます。ここが決まっていないと、どのツールに移しても同じことが起きます。
- 状態の呼び方。着手前・作業中・完了の3つでいくのか、確認待ちを足すのか。名前も先に決めます
- 担当者を必ず入れるかどうか。空欄を許すなら、空欄のタスクを誰がいつ拾うかまで決めます
- 最初に開く画面。人によって見たい切り口は違いますが、話をするときの共通の画面を1つ決めておくと、「どこを見て言っているのか」がそろいます。切り替えは各自がすればよく、出発点だけ決めます
この3つは、ツールの機能ではなくチームの決めごとです。決めずに移すと、新しいツールの上で「DOINGって着手した時点ですか、それとも手を動かしている今ですか」を最初からやり直すことになります。
タスクマンで始める場合
タスクマンは、いま挙げた担当者・状態・見かた・権限の4つに、それぞれ対応する仕組みを持ったタスク管理ツールです。
タスクには担当者を指定でき、担当者で絞り込めます。プロジェクトを作ると、ステータス（TODO / DOING / DONE）と優先度（高 / 中 / 低）のフィールドが最初から用意されます。チームの言葉に合わせたいときは、テキスト・数値・日付・真偽値・単一選択・複数選択のカスタムフィールドを自分で追加できます。追加した項目でも絞り込みと並べ替えができます。
見かたは、リスト・カンバンボード・カレンダー・ガントチャートの4つを切り替えられます。同じタスクを、担当者別のカンバンで見ることも、期間を並べたガントで見ることもできます。
人の出入りには、招待リンクとロールで対応します。オーナー、メンバー、閲覧のみの3つがあり、編集してほしい相手にはメンバー、状況を見てもらうだけの相手には閲覧のみを渡せます。複数人が同時に並べ替えたときは、競合を検出して、操作した画面上で知らせます。
無料プランがあり、プロジェクト数とメンバー数に上限があります。上限や有料プランの金額は変わることがあるので、タスクマンのサイトで最新の内容を確認してください。
まとめ
- 個人のタスク管理は自分が忘れないため、チームのタスク管理は他の人が見て分かるためのものです。目的が変わると、必要になるのは機能より「他人に伝わる形」です
- チームに広げると足りなくなるのは、担当者、状態の呼び方、見る人ごとの切り口、そして人の出入りと権限の4つです
- 全員が同じ場所にいて、タスクが見渡せる範囲に収まっているうちは、いまのツールを替える理由はまだありません。先に、いま使っているアプリのチーム向け機能を確かめます
- 移すと決めたら、ツールを選ぶ前に、状態の呼び方・担当者を必ず入れるか・最初に開く画面の3つをチームで決めておきます